Kontrak kerja yang ditandatangani dalam waktu berdekatan akan berakhir dalam waktu berdekatan juga, karena PKWT punya masa berlaku tetap sejak tanggal mulai. Kalau perusahaan merekrut satu batch besar untuk proyek atau penempatan baru, tim HR akan menghadapi puluhan keputusan perpanjangan sekaligus di bulan yang sama, lengkap dengan kewajiban kompensasi yang menumpuk di periode yang sama pula.
Kenapa kontrak yang lahir bersama, berakhir bersama
Ini bukan kebetulan, tapi konsekuensi langsung dari cara PKWT dibuat. Kalau 40 orang direkrut untuk mulai kerja tanggal 1 Oktober, dan masing-masing diberi kontrak setahun, maka 40 kontrak itu akan berakhir tanggal yang sama, tahun depan.
Pola ini makin kuat di perusahaan outsourcing, karena rekrutmen sering mengikuti siklus kontrak dengan client, bukan siklus per individu. Satu client baru berarti satu gelombang rekrutmen, dan satu gelombang rekrutmen berarti satu gelombang jatuh tempo.
Menumpuknya keputusan perpanjangan
Masalahnya bukan cuma jumlah kontrak, tapi jumlah keputusan yang harus dibuat dalam waktu sempit. Untuk tiap orang, HR perlu menentukan apakah kontrak diperpanjang, diubah jadi PKWTT, atau tidak dilanjutkan, dan tiap pilihan punya konsekuensi administratif sendiri.
Kalau keputusan itu dibuat satu per satu mendekati tanggal jatuh tempo, tim HR akan bekerja di bawah tekanan waktu untuk puluhan orang sekaligus. Ini beda jauh dengan menangani satu atau dua kontrak yang jatuh tempo tersebar sepanjang tahun.
PP 35/2021 Pasal 8 ayat (1) sampai (3) juga membatasi PKWT berdasarkan jangka waktu paling lama 5 tahun, termasuk perpanjangannya. Artinya keputusan bukan cuma soal ya atau tidak, tapi juga soal sudah berapa lama kontrak orang itu berjalan, dan apakah batas itu sudah dekat.
Risiko kontrak yang lewat tanpa disadari
Kalau tanggal berakhir tidak dipantau ketat, ada kontrak yang lewat begitu saja tanpa keputusan formal. Yang terjadi biasanya bukan drama, tapi celah administratif: orang masih bekerja dan masih dibayar, tapi status kontraknya tidak jelas di atas kertas.
Konsekuensi yang lebih konkret ada di kompensasi. Pasal 61A UU Cipta Kerja mewajibkan pengusaha memberi kompensasi kepada pekerja saat PKWT berakhir, dan ketentuan ini diatur lebih lanjut di PP 35/2021. Kalau puluhan kontrak berakhir bersamaan dan tidak dipantau, kewajiban kompensasi untuk semua orang itu juga jatuh tempo bersamaan, dan gampang terlewat kalau perhitungannya masih manual.
Untuk perusahaan outsourcing, ada lapisan tambahan: penempatan di client bisa berubah sebelum kontrak orang itu sendiri berakhir. Kalau data penempatan dan data kontrak dicatat terpisah, gampang salah tafsir siapa yang sebenarnya masih aktif di client mana.
| Cara pantau | Yang terjadi saat puluhan kontrak jatuh tempo bersamaan |
|---|---|
| Spreadsheet manual per orang | Tanggal berakhir dicek satu per satu, gampang terlewat kalau ada perubahan penempatan atau shift prioritas HR ke hal lain |
| Sistem dengan peringatan otomatis | Daftar kontrak yang mendekati tanggal berakhir muncul sebagai satu tampilan, sehingga keputusan bisa diambil lebih awal, bukan mendekati tenggat |
Apa yang harus dipantau, dan sejak kapan
Yang perlu dipantau bukan cuma tanggal berakhir, tapi tiga hal sekaligus: tanggal berakhir tiap orang, posisi orang itu terhadap batas 5 tahun PP 35/2021, dan status penempatannya di client saat ini. Ketiganya bisa berubah sendiri-sendiri, jadi memantaunya sebagai satu daftar tunggal jauh lebih aman daripada mengecek satu per satu menjelang tenggat.
Soal berapa hari sebelumnya, ini tergantung skala tim HR dan jumlah kontrak yang harus diputuskan dalam satu gelombang. Yang jelas, kalau ada 40 kontrak jatuh tempo bulan yang sama, keputusan untuk 40 orang itu perlu mulai dibahas jauh sebelum tanggal jatuh tempo, bukan seminggu sebelumnya, supaya tim manajemen dan client (kalau perpanjangan butuh persetujuan client) punya waktu memberi keputusan.
Di Alidaya, modul Kontrak Kerja menyimpan status PKWT atau PKWTT tiap orang beserta peringatan menjelang berakhir, dan modul Penempatan Tenaga Kerja mencatat client serta tanggal mulai penempatan secara terpisah dari kontrak itu sendiri. Jadi kalau ada gelombang jatuh tempo, daftarnya bisa ditarik sekaligus, bukan dicari manual di kolom tanggal.
Yang harus ditanyakan ke vendor HRIS
Kalau perusahaan sedang mengevaluasi sistem HRIS untuk menangani gelombang PKWT seperti ini, ada beberapa hal yang layak ditanyakan langsung ke vendor, bukan dibiarkan jadi asumsi.
- Apakah peringatan kontrak menjelang berakhir bisa diatur berdasarkan jumlah hari sebelum tanggal jatuh tempo, dan apakah bisa dilihat sebagai daftar gabungan, bukan satu per satu?
- Apakah sistem membedakan tanggal berakhir kontrak kerja dengan tanggal berakhir penempatan di client, mengingat keduanya bisa berbeda untuk pekerja outsourcing?
- Apakah perhitungan kompensasi PKWT otomatis muncul saat kontrak diputuskan tidak diperpanjang, atau harus dihitung manual di luar sistem?
Kalau jawaban untuk salah satu pertanyaan itu adalah "belum ada, tapi bisa dikembangkan", itu berarti ada biaya dan waktu tambahan yang perlu dihitung sebelum tanda tangan kontrak dengan vendor tersebut.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Kenapa puluhan PKWT saya bisa jatuh tempo di bulan yang sama?
Kalau perusahaan merekrut satu batch tenaga kerja untuk sebuah proyek atau penempatan baru, kontrak mereka biasanya ditandatangani dalam rentang waktu yang berdekatan. Karena PKWT punya masa berlaku tetap sejak tanggal tanda tangan, tanggal mulai yang berdekatan otomatis menghasilkan tanggal berakhir yang berdekatan juga.
Apakah PKWT bisa diperpanjang berkali-kali tanpa batas?
Tidak. PP 35/2021 Pasal 8 ayat (1) sampai (3) mengatur PKWT berdasarkan jangka waktu paling lama 5 tahun, termasuk perpanjangannya. Setelah batas itu, status kontrak harus ditinjau ulang, tidak bisa terus diperpanjang seperti biasa.
Kalau kontrak lewat tanggal berakhir tapi tidak ada keputusan, apa risikonya?
Ada dua sisi risiko: hukum dan administratif. Pasal 61A UU Cipta Kerja mewajibkan kompensasi saat PKWT berakhir, jadi kalau keputusan terlambat, kewajiban itu bisa tertunda atau terlewat dari pencatatan.
Bagaimana cara memantau puluhan kontrak yang jatuh tempo bersamaan tanpa mengecek satu per satu di spreadsheet?
Modul Kontrak Kerja di sistem HRIS biasanya punya peringatan otomatis menjelang tanggal berakhir, sehingga daftar yang perlu diputuskan muncul sebagai satu tampilan, bukan dicari manual di kolom tanggal. Untuk perusahaan outsourcing, ini perlu digabung dengan data penempatan per client, karena satu orang bisa dipindah client sebelum kontraknya sendiri berakhir.
Apakah kompensasi PKWT tetap wajib dibayar kalau kontrak tidak diperpanjang?
Ya. Kewajiban kompensasi saat PKWT berakhir diatur dalam Pasal 61A UU Cipta Kerja dan diatur lebih lanjut di PP 35/2021, berlaku terlepas dari apakah kontrak diperpanjang atau tidak.