Management fee yang masuk akal adalah fee yang sudah menghitung semua ongkos wajib per tenaga kerja terlebih dulu, baru menyisakan margin di atasnya. Kalau fee ditawar sampai di bawah titik itu, ongkos wajib itu tidak hilang. Ia dibayar dengan cara lain: layanan yang pelan-pelan turun.
Komponen yang benar-benar masuk ke biaya per kepala
Waktu sebuah perusahaan menegosiasikan management fee dengan penyedia outsourcing, yang sering dibahas cuma satu angka: berapa rupiah per orang per bulan. Padahal angka itu menutupi beberapa lapis biaya, kira-kira begini urutannya: upah pokok, iuran BPJS yang jadi tanggungan perusahaan, THR, kompensasi PKWT saat kontrak berakhir, baru kemudian ongkos operasional vendor dan marginnya.
BPJS Ketenagakerjaan sendiri punya beberapa komponen yang porsi perusahaannya tidak kecil. Iuran JHT dipecah 2% dari upah ditanggung pekerja dan 3,7% ditanggung perusahaan. JKK ditanggung penuh perusahaan, besarnya 0,24% sampai 1,74% dari upah tergantung kategori risiko pekerjaan. JKM juga ditanggung penuh perusahaan sebesar 0,3%. JP dipecah 1% pekerja dan 2% perusahaan, dengan batas upah yang dihitung sampai Rp10.547.000 per bulan. JKP menambah 0,22% dari Pemerintah Pusat.
Semua angka itu berlaku ke setiap orang yang ditempatkan, tanpa kecuali. Kalau sebuah perusahaan outsourcing menempatkan seratus orang di lima client berbeda, seratus perhitungan itu berjalan paralel, dengan kategori risiko kerja yang bisa berbeda-beda per lokasi.
THR dan kompensasi PKWT bukan biaya opsional
Dua komponen ini sering luput dari perhitungan awal karena sifatnya musiman atau muncul di akhir kontrak, bukan bulanan. Menurut Kementerian Ketenagakerjaan, pekerja outsourcing dan pekerja kontrak (PKWT) tetap berhak menerima THR Keagamaan, dibayar paling lambat tujuh hari sebelum hari raya. Untuk masa kerja dua belas bulan atau lebih, besarannya satu bulan upah penuh. Untuk masa kerja di bawah itu, dihitung proporsional.
Ada satu ketentuan yang sering terlewat: pekerja yang di-PHK dalam rentang tiga puluh hari sebelum hari raya tetap berhak atas THR. Kalau ada rotasi tenaga kerja yang tinggi menjelang Lebaran, ini bisa jadi kewajiban yang tidak kelihatan dari luar tapi tetap harus dibayar.
Kompensasi PKWT juga wajib dibayarkan saat kontrak berakhir, diatur lewat Pasal 61A UU 11/2020 juncto PP 35/2021. Kalau kontrak diakhiri lebih awal oleh pihak pengusaha, kewajibannya bertambah: kompensasi ditambah ganti rugi sebesar upah sampai batas waktu kontrak seharusnya berakhir. Untuk perusahaan yang menangani banyak PKWT sekaligus, ini bukan biaya sekali jalan, tapi kewajiban berulang setiap kali kontrak seseorang selesai atau diputus.
| Komponen | Sifatnya | Kenapa sering luput dari negosiasi awal |
|---|---|---|
| BPJS (JHT, JKK, JKM, JP, JKP) | Bulanan, per orang, mengikuti upah dan kategori risiko | Dihitung sebagai satu angka rata-rata, padahal beda lokasi kerja beda tarif JKK |
| THR | Tahunan, wajib H-7 sebelum hari raya | Tidak muncul di invoice bulanan biasa, jadi mudah tidak dianggarkan |
| Kompensasi PKWT | Muncul saat kontrak berakhir atau diputus | Volumenya naik kalau turnover tenaga kerja tinggi |
| Operasional vendor | Tetap, tidak tergantung jumlah orang secara linear | Sistem payroll, tim penanganan insiden, dan admin kontrak tetap butuh biaya meski margin ditekan |
Kenapa fee yang ditawar tipis muncul lagi sebagai layanan turun
Kalau management fee ditekan sampai di bawah biaya wajib plus operasional minimum, vendor tidak bisa menolak begitu saja. Kebanyakan tetap menerima kontrak, lalu menutup selisihnya dari tempat lain. Yang paling gampang dipangkas biasanya tim yang menangani hal-hal tidak kelihatan dari luar: verifikasi kepatuhan BPJS per lokasi, kecepatan menindaklanjuti insiden di lapangan, atau ketelitian menghitung lembur dan kompensasi PKWT.
Gejalanya baru terasa beberapa bulan kemudian. Slip gaji telat diproses, koreksi absensi menumpuk, atau klaim reimbursement butuh waktu lama untuk disetujui. Client jarang menyambungkan ini ke fee yang ditawar rendah waktu negosiasi, padahal itu sumbernya.
Ini bukan berarti fee tinggi otomatis berarti layanan bagus. Yang penting apakah fee itu bisa menutup ongkos wajib, ongkos operasional, dan masih menyisakan margin yang cukup supaya vendor tidak buru-buru memangkas layanan begitu ada tekanan biaya lain.
Apa yang perlu dicek sebelum tanda tangan
Minta rincian dari vendor: berapa dari fee dialokasikan untuk kepatuhan BPJS dan THR, berapa untuk operasional harian seperti absensi dan payroll, dan berapa jadi margin vendor. Tanyakan juga bagaimana management fee ditetapkan, apakah per client atau per tenaga kerja, karena keduanya punya konsekuensi berbeda kalau jumlah penempatan berubah di tengah kontrak.
Tanyakan pula bagaimana vendor menangani kompensasi PKWT saat kontrak berakhir, dan siapa yang menanggung selisihnya kalau kontrak diputus lebih awal. Vendor yang bisa menjawab dengan rincian, bukan cuma angka akhir, biasanya sudah menghitung ini dari awal, bukan menambalnya belakangan lewat layanan yang dikurangi.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Kalau vendor menaikkan management fee, apakah itu tanda vendornya serakah?
Belum tentu. Kalau kenaikan itu dijelaskan dengan komponen yang jelas, seperti kepatuhan BPJS, THR, atau kompensasi PKWT yang selama ini ditanggung dari margin tipis, itu justru tanda vendor sedang menutup lubang yang sebelumnya ditutup dengan mengurangi layanan. Yang perlu dicurigai adalah kenaikan tanpa penjelasan sama sekali.
Apakah management fee itu keuntungan bersih vendor?
Tidak sepenuhnya. Sebagian dari fee itu menutup biaya operasional vendor sendiri, seperti tim payroll, sistem absensi, dan tim yang menangani sengketa atau insiden di lapangan. Kalau fee ditekan terlalu rendah, biaya operasional itu yang pertama kali dipangkas.
Bagaimana cara tahu fee yang ditawarkan sebuah vendor sudah wajar?
Minta rincian bagaimana fee itu dipecah, bukan cuma angka akhirnya. Vendor yang bisa menjelaskan berapa dialokasikan untuk kepatuhan, berapa untuk operasional harian, dan berapa jadi margin, biasanya lebih bisa dipercaya dibanding vendor yang cuma memberi satu angka final.
Apakah THR dan kompensasi PKWT memang tanggung jawab perusahaan outsourcing, bukan client?
Menurut Kementerian Ketenagakerjaan, pekerja outsourcing dan kontrak tetap berhak menerima THR Keagamaan, dan itu dibayarkan paling lambat tujuh hari sebelum hari raya. Siapa yang menanggungnya dalam struktur biaya (vendor atau client lewat tagihan) tergantung perjanjian kerjasama, tapi kewajiban membayarnya tidak bisa dinegosiasikan.