Yang patah bukan satu titik, tapi urutannya: berkas yang biasanya diperiksa satu per satu sebelum tanda tangan kontrak, sekarang harus diperiksa untuk ratusan orang dalam waktu yang sama. Kalau proses penerimaan dirancang untuk lima orang sebulan, menaikkannya jadi tiga ratus orang dalam dua minggu tidak butuh kerja lebih cepat, tapi urutan kerja yang berbeda.
Kenapa proses yang biasa jalan tiba-tiba macet
Penerimaan lima orang sebulan biasanya jalan begini: HR menerima berkas, memeriksa satu per satu, mengetik ke sistem, membuat kontrak, mendaftarkan BPJS, lalu menunggu tanggal mulai. Setiap langkah menunggu langkah sebelumnya selesai untuk satu orang, karena volumenya kecil sehingga urutan berurutan ini tidak terasa lambat.
Begitu tender baru masuk dan perusahaan harus menempatkan tiga ratus orang dalam dua minggu, urutan berurutan ini menjadi antrean. Orang ke-250 menunggu orang ke-1 sampai ke-249 selesai diketik satu per satu, padahal client menagih semua orang harus sudah tercatat dan terdaftar BPJS sebelum hari pertama kerja. Yang patah bukan HR-nya, tapi asumsi bahwa data bisa diketik manual secepat orang direkrut.
Berkas dan data: kenapa ketik manual tidak bisa dipakai lagi
Mengetik data tiga ratus orang satu per satu ke sistem, dengan nomor KTP, NPWP, nomor rekening, dan riwayat kerja, adalah pekerjaan yang rawan salah ketik saat dikerjakan buru-buru. Satu angka rekening yang salah berarti gaji orang itu tidak masuk di periode pertama, dan itu baru ketahuan setelah payroll dijalankan, bukan saat data dimasukkan.
Modul tambah karyawan di Alidaya punya jalur impor langsung dari Excel selain input satu per satu dan input massal. Praktiknya, client tender biasanya sudah punya daftar nama pelamar dalam bentuk spreadsheet dari proses rekrutmen sebelumnya. Jalur impor ini memindahkan pekerjaan dari mengetik ulang menjadi memeriksa hasil impor, yang jauh lebih cepat diperiksa daripada diketik.
Yang tetap harus diperiksa manual: kelengkapan dokumen tiap orang, karena file Excel tidak membawa foto KTP atau ijazah. Ini bagian yang sering diremehkan saat menghitung berapa lama onboarding massal akan makan waktu.
Kontrak, BPJS, dan tanggal mulai yang tidak sama
Tender yang menang biasanya tidak berarti tiga ratus orang mulai kerja di hari yang sama. Ada yang mulai begitu kontrak client diteken, ada yang menunggu lokasi kerja siap, ada yang menunggu pelatihan selesai. Kalau sistem penerimaan hanya punya satu tanggal mulai untuk satu batch, tanggal mulai yang berbeda-beda ini dipaksa disamakan, dan itu berarti sebagian orang digaji dari tanggal yang salah.
Di Alidaya, kontrak kerja dan penempatan tenaga kerja dicatat per orang, bukan per batch. Setiap orang punya kontrak PKWT atau PKWTT sendiri dengan tanggal mulainya sendiri, dan penempatan mencatat client mana, posisi apa, sejak kapan. Perhitungan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan mengikuti data masing-masing orang, termasuk tarif JKK yang bisa berbeda per lokasi kerja kalau risiko kerjanya berbeda.
Ini yang membedakan HRIS biasa dari sistem yang dirancang untuk outsourcing: HRIS biasa menganggap satu karyawan punya satu pemberi kerja dan satu tanggal mulai yang berlaku untuk semua urusan administratif. Perusahaan outsourcing tidak begitu, karena satu tenaga kerja bisa berpindah penempatan, dan riwayatnya harus mengikuti orangnya, bukan berhenti setiap kali dia pindah client.
Lokasi absensi dan shift yang harus siap sebelum hari pertama
Bagian yang sering luput dari perencanaan onboarding massal: lokasi absensi harus sudah diatur sebelum orang pertama datang kerja, bukan sesudahnya. Kalau tiga ratus orang ditempatkan di lokasi client yang baru, dan titik geofence absensi belum diatur, hari pertama kerja mereka tidak akan tercatat hadir sama sekali di sistem, meskipun mereka benar-benar datang.
Modul lokasi absensi per client mengatur titik dan radius absensi tiap lokasi lewat peta, dan ini harus selesai sebelum, bukan sesudah, penempatan massal jalan. Begitu juga dengan shift per client, karena jam kerja di lokasi tender baru sering berbeda dari lokasi client lama. Urutan yang benar: lokasi dan shift disiapkan dulu, baru penempatan tenaga kerja dijalankan, karena kalau dibalik, absensi minggu pertama akan penuh anomali yang harus dikoreksi satu per satu lewat pengajuan koreksi absensi.
Yang harus dicek sebelum tender berikutnya masuk
Kalau perusahaan tahu akan sering menang tender dengan lonjakan penerimaan mendadak, pertanyaan yang layak diajukan ke vendor HRIS bukan "bisa impor Excel atau tidak", tapi "apa yang terjadi kalau satu baris di file impor datanya salah, apakah menghentikan seluruh proses impor atau hanya baris itu yang gagal". Itu yang menentukan apakah kesalahan kecil di data pelamar menunda tiga ratus orang atau cuma satu orang.
Pertanyaan kedua: apakah lokasi absensi dan shift bisa disiapkan di sistem sebelum tanggal mulai kontrak client diteken, atau harus menunggu penempatan tenaga kerja dibuat lebih dulu. Kalau harus menunggu, berarti ada jendela waktu di mana tenaga kerja sudah kerja tapi belum tercatat hadir, dan itu masalah yang muncul di invoice ke client, bukan cuma di laporan internal.
| Tahap | Volume normal (5 orang/bulan) | Volume tender (300 orang/2 minggu) |
|---|---|---|
| Input data karyawan | Ketik satu per satu | Impor Excel, periksa hasil impor |
| Kontrak kerja | Satu tanggal mulai untuk semua | Tanggal mulai berbeda per orang, dicatat per kontrak |
| Lokasi absensi | Sudah ada, tidak berubah | Harus disiapkan dulu sebelum hari pertama kerja |
| BPJS | Didaftarkan satu per satu tanpa tekanan waktu | Mengikuti data per orang, termasuk tarif JKK per lokasi |
Alidaya adalah HRIS Digieco yang dirancang untuk pola kerja outsourcing seperti ini, disewa per karyawan per bulan tanpa biaya lisensi di muka: Rp 20.000 per orang untuk di bawah 500 karyawan, Rp 15.000 untuk 500 sampai 1.000 karyawan, dan Rp 10.000 untuk di atas 1.000 karyawan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Berapa lama biasanya proses onboarding massal seperti ini bisa selesai?
Itu tergantung berapa banyak data yang sudah disiapkan client sebelum hari pertama kerja, bukan pada jumlah orangnya. Kalau data karyawan sudah rapi dalam satu file dan tinggal diimpor, prosesnya jauh lebih cepat dibanding kalau data harus diketik satu per satu setelah orang sudah mulai kerja.
Apakah Alidaya bisa menangani karyawan yang mulai kerja di tanggal berbeda-beda dalam satu tender yang sama?
Bisa, karena penempatan dicatat per orang dengan tanggal mulainya sendiri, bukan satu tanggal mulai untuk seluruh batch. Kontrak kerja dan perhitungan gaji mengikuti tanggal mulai masing-masing.
Bagaimana kalau di tengah proses onboarding ada karyawan yang datanya belum lengkap?
Data karyawan bisa ditambah bertahap, jadi orang yang datanya sudah lengkap bisa langsung diproses tanpa menunggu yang lain. Yang belum lengkap tetap tercatat sebagai belum lengkap sampai diperbarui, jadi tidak hilang di tengah antrean.
Apakah harga sewa per karyawan berubah kalau jumlah karyawan naik drastis karena tender baru?
Tarif ditentukan oleh total jumlah karyawan aktif per bulan, dengan tarif lebih rendah untuk jumlah yang lebih besar. Di bawah 500 karyawan Rp 20.000 per orang per bulan, 500 sampai 1.000 karyawan Rp 15.000, dan di atas 1.000 karyawan Rp 10.000.