Audit kepatuhan dari client jarang menemukan pelanggaran besar. Yang ditemukan hampir selalu berupa dokumen yang benar tetapi tidak bisa ditunjukkan tepat waktu — dan dalam laporan audit, keduanya ditulis dengan cara yang sama.
Client berskala besar, terutama yang sudah diaudit oleh pihak lain, secara berkala memeriksa vendor tenaga kerjanya. Sebagian karena kewajiban sertifikasi, sebagian karena satu insiden membuat mereka ingin memastikan hal serupa tidak sedang berlangsung di lokasi lain. Pemberitahuannya biasanya singkat.
Yang biasanya diminta
Daftarnya bervariasi antar industri, tetapi intinya berulang.
- Kontrak kerja dan riwayat perpanjangannya untuk sampel karyawan yang mereka pilih sendiri, bukan sampel yang Anda siapkan.
- Bukti pembayaran upah selama beberapa periode terakhir, biasanya disandingkan dengan catatan kehadiran periode yang sama.
- Bukti kepesertaan dan pembayaran BPJS Kesehatan maupun Ketenagakerjaan, termasuk untuk karyawan yang baru bergabung dalam tiga bulan terakhir.
- Catatan kehadiran dan lembur beserta dasar persetujuannya.
- Sertifikasi wajib menurut posisi — pelatihan keselamatan, kualifikasi petugas keamanan, atau pemeriksaan kesehatan untuk penempatan tertentu.
- Catatan penanganan keluhan dan insiden, termasuk yang selesai tanpa akibat.
Yang membedakan vendor siap dan tidak siap: auditor memilih nama secara acak dan meminta seluruh berkasnya. Vendor yang menyimpan dokumen per jenis berkas akan menghabiskan berjam-jam merakit satu orang; vendor yang menyimpan per karyawan menyelesaikannya dalam hitungan menit.
Tiga temuan yang paling sering berulang
Kontrak yang lewat jatuh tempo
Karyawan masih bekerja, gajinya dibayar, semua berjalan normal, tetapi kontraknya berakhir dua bulan lalu dan belum diperpanjang. Ini temuan yang paling sering muncul dan paling mudah dicegah, karena satu-satunya yang dibutuhkan adalah daftar kontrak yang mendekati jatuh tempo yang benar-benar dibaca setiap minggu.
Selisih antara kehadiran dan pembayaran
Auditor menyandingkan catatan kehadiran dengan slip gaji. Selisih muncul ketika koreksi absensi dilakukan setelah gaji dihitung, atau ketika lembur dibayar berdasarkan pengajuan koordinator yang tidak sama dengan catatan sistem. Selisihnya sering kecil, tetapi ketiadaan penjelasan yang membuatnya menjadi temuan.
Kepesertaan BPJS yang tertinggal
Karyawan baru yang belum didaftarkan, atau upah yang dilaporkan belum diperbarui setelah kenaikan. Keduanya bersifat administratif dan keduanya dipandang serius oleh auditor karena berkaitan langsung dengan hak karyawan.
Menyiapkannya tanpa kepanikan
Persiapan audit yang berhasil dilakukan sebelum jadwal audit ada, karena setelah jadwalnya ada, waktunya hanya cukup untuk mengumpulkan, bukan memperbaiki.
- Satukan berkas per karyawan. Satu tempat berisi kontrak, identitas, kepesertaan, pelatihan, dan riwayat sanksi. Ini menghilangkan sebagian besar waktu persiapan.
- Jadikan kontrak jatuh tempo sebagai daftar kerja mingguan. Bukan laporan bulanan yang dibaca setelah lewat, melainkan daftar yang harus dikosongkan setiap minggu.
- Kunci absensi setelah periode gaji ditutup. Koreksi setelah penutupan harus melalui jalur yang meninggalkan catatan: siapa mengubah, kapan, dan atas dasar apa. Justru jejak inilah yang menyelamatkan Anda saat auditor menemukan selisih.
- Lakukan audit percobaan sendiri. Pilih lima nama secara acak setiap kuartal dan minta berkas lengkapnya dari tim Anda seolah-olah auditor yang meminta. Yang tidak ditemukan dalam tiga puluh menit adalah temuan audit Anda yang berikutnya.
- Simpan bukti penyelesaian, bukan hanya bukti kejadian. Untuk setiap keluhan dan insiden, yang dinilai auditor adalah adanya tindak lanjut yang tercatat.
Menjawab temuan
Temuan hampir pasti ada, dan itu bukan kegagalan. Yang dinilai adalah tanggapannya: penyebab yang jelas, perbaikan dengan tenggat, dan bukti perbaikan pada audit berikutnya. Tanggapan yang membantah temuan tanpa data hampir selalu memperpanjang proses, sementara tanggapan yang mengakui dan menunjukkan perbaikan biasanya menutup temuan pada siklus yang sama.
Nilai sebenarnya dari kesiapan audit bukan pada hasil auditnya. Vendor yang selalu bisa menunjukkan dokumen dalam hitungan menit adalah vendor yang berkasnya memang rapi sepanjang tahun — dan kerapian itu yang menghemat waktu setiap kali ada sengketa, klaim, atau pertanyaan client di luar musim audit.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Dokumen apa yang paling sering diminta saat audit client?
Kontrak kerja beserta riwayat perpanjangannya, bukti pembayaran upah, bukti kepesertaan dan pembayaran BPJS, catatan kehadiran dan lembur, serta bukti pelatihan atau sertifikasi wajib untuk posisi tertentu. Sisanya bervariasi menurut industri client.
Berapa lama waktu persiapan yang biasanya diberikan?
Sering kali hanya satu sampai dua minggu, dan tidak jarang lebih pendek untuk audit yang dipicu suatu insiden. Karena itu kesiapan dokumen tidak bisa dijadwalkan sebagai proyek tahunan.
Temuan apa yang paling sering muncul?
Kontrak yang jatuh tempo tetapi karyawannya masih bekerja, selisih antara catatan kehadiran dan pembayaran lembur, serta kepesertaan BPJS yang belum diperbarui setelah ada perpindahan lokasi atau perubahan upah.
Apakah dokumen digital diterima dalam audit?
Umumnya diterima selama dapat ditelusuri dan tidak mudah diubah tanpa jejak. Yang menjadi masalah bukan bentuk digitalnya, melainkan berkas yang tidak punya riwayat perubahan sehingga tidak bisa dibedakan dari yang disusun semalam sebelumnya.