Riwayat kerja tenaga kerja outsourcing tetap utuh saat pindah client kalau data induk, kontrak, dan penilaian kinerjanya melekat pada identitas orangnya, sementara yang berganti hanya data penempatan seperti shift, lokasi absensi, dan tagihan ke client. Kalau HRIS memisahkan keduanya per client, riwayat itu terpotong setiap kali orang pindah, dan yang ikut hilang adalah masa kerja serta haknya.
Kenapa ini masalah yang khas outsourcing
HRIS pada umumnya dibangun dengan asumsi satu karyawan punya satu pemberi kerja. Perusahaan outsourcing tidak bekerja seperti itu. Satu tenaga kerja bisa ditempatkan di client A selama setahun, lalu dipindah ke client B, lalu ke client C, sementara hubungan kerjanya tetap dengan perusahaan alih daya yang sama sepanjang waktu itu.
Kalau sistem yang dipakai mencatat setiap penempatan sebagai entitas baru, riwayat sebelumnya sering tertinggal di data client lama. Penilaian kinerja hilang, sisa cuti tidak terbawa, dan tim HR harus menyusun ulang data secara manual tiap ada mutasi. Ini bukan soal fitur yang kurang lengkap, tapi soal struktur data yang keliru sejak awal dirancang.
Yang harus ikut orangnya
Beberapa data seharusnya menempel pada identitas tenaga kerja, terlepas dari client mana pun dia sedang ditugaskan:
- Data induk: nama, dokumen kependudukan, keluarga, foto, dan riwayat lengkap sejak direkrut.
- Riwayat kontrak kerja PKWT atau PKWTT, termasuk tanggal mulai dan setiap perpanjangan.
- Penilaian kinerja dari tiap periode, di client mana pun penilaian itu dilakukan.
- Saldo cuti dan riwayat pemakaiannya.
- Riwayat pinjaman karyawan dan angsuran yang berjalan.
- Sertifikasi dan riwayat pelatihan.
Peraturan Pemerintah 35 Tahun 2021 Pasal 15 ayat (1) mewajibkan pengusaha memberikan uang kompensasi kepada pekerja PKWT yang masa kerjanya paling sedikit satu bulan secara terus menerus. Kata kuncinya di situ terus menerus. Kalau sistem mencatat tiga penempatan sebagai tiga hubungan kerja terpisah, masa kerja yang terus menerus itu jadi tidak kelihatan, dan penghitungan kompensasi ikut salah.
PP 35/2021 juga mengatur di Pasal 19 ayat (1) bahwa perusahaan alih daya wajib memastikan pengalihan perlindungan hak pekerja PKWT saat terjadi pergantian perusahaan alih daya, selama pekerjaannya masih ada. Itu skenario yang berbeda dari mutasi antar client, karena yang berganti di situ adalah perusahaan alih dayanya, bukan clientnya. Tapi arahnya sama: hukum sudah menganggap kontinuitas hak pekerja itu penting, bukan sesuatu yang boleh hilang karena administrasi berubah.
Yang boleh, bahkan harus, ikut penempatan
Tidak semua data harus disatukan. Beberapa hal justru keliru kalau dipaksa jadi satu catatan global, karena sifatnya memang spesifik ke client tempat orang itu sedang bekerja.
| Melekat pada orangnya | Melekat pada penempatan |
|---|---|
| Data induk dan dokumen pribadi | Lokasi dan radius absensi |
| Riwayat kontrak kerja | Jam kerja dan shift yang berlaku |
| Penilaian kinerja dan target | Management fee dan komponen tagihan client |
| Saldo cuti dan riwayat pemakaian | Kontrak kerjasama dengan client tersebut |
| Pinjaman dan angsuran | Struktur pelaporan ke client yang bersangkutan |
Tagihan ke client A tidak boleh tercampur dengan tagihan ke client B walaupun tenaga kerjanya orang yang sama. Sebaliknya, saldo cutinya tidak boleh ikut nol lagi hanya karena dia baru saja dipindah. Dua aturan ini kelihatan sederhana di atas kertas, tapi sering tertukar kalau sistemnya tidak dirancang dengan pembedaan itu sejak awal.
Efek yang jarang disadari sampai terjadi
Ada satu konsekuensi yang sering terlewat: BPJS Ketenagakerjaan. Syarat klaim Jaminan Hari Tua karena berhenti bekerja meminta Surat Keterangan Berhenti Bekerja dan salinan perjanjian kerja. Mutasi antar client bukan pemberhentian, jadi dokumen itu tidak relevan. Tapi kalau sistem HRIS-nya mencatat setiap mutasi seolah karyawan keluar dari satu entitas dan masuk ke entitas baru, tim HR bisa kebingungan sendiri saat harus menjelaskan status kepesertaan BPJS ke karyawan yang bertanya.
Hal yang sama berlaku untuk surat peringatan. Kalau seorang tenaga kerja pernah dapat SP2 di client A lalu pindah ke client B, catatan itu harus tetap bisa dilihat dari profil orangnya, bukan hilang begitu penempatannya berakhir. Kalau tidak, perusahaan kehilangan konteks penting untuk keputusan ke depan, dan yang paling dirugikan justru client baru yang tidak tahu riwayat orang yang baru mereka terima.
Yang perlu ditanyakan ke vendor
Sebelum memutuskan pindah HRIS atau menambah modul mutasi ke sistem yang sudah ada, minta vendor menunjukkan bagaimana satu identitas tenaga kerja bertahan lintas penempatan. Tanyakan langsung: kalau seorang karyawan dipindah dari client A ke client B, apakah profilnya tetap satu, atau sistem membuat entri baru? Kalau jawabannya entri baru, tanyakan lagi bagaimana masa kerja dan riwayat kinerjanya digabungkan saat dibutuhkan untuk penghitungan kompensasi atau evaluasi tahunan.
Modul mutasi yang baik biasanya mencatat pengajuan, persetujuan, dan tanggal efektif perpindahan sebagai peristiwa, bukan sebagai penghapusan lalu pembuatan ulang. Kalau vendor tidak bisa menjelaskan bedanya dengan jelas, itu tanda sistemnya belum dibangun untuk pola kerja outsourcing, meskipun brosurnya bilang mendukung multi client.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa bedanya mutasi antar client dengan PHK lalu rekrut ulang?
Mutasi tidak memutus hubungan kerja antara tenaga kerja dan perusahaan alih daya, hanya penempatannya yang berganti. PHK menghentikan hubungan kerja itu sepenuhnya, dengan konsekuensi berbeda pada kompensasi dan klaim BPJS Ketenagakerjaan. Kalau sistem mencatat keduanya dengan cara yang sama, laporan masa kerja dan hak karyawan jadi tidak akurat.
Kalau seorang tenaga kerja sudah bekerja tiga tahun tapi pindah lima client, apakah masa kerjanya dihitung tiga tahun atau dihitung ulang tiap penempatan?
Selama hubungan kerjanya dengan perusahaan alih daya tidak putus, masa kerja seharusnya tetap dihitung terus menerus sejak awal, bukan mulai dari nol di tiap penempatan baru. Ini yang menentukan hak atas uang kompensasi PKWT sesuai PP 35/2021 Pasal 15 ayat (1). Kalau sistem HRIS menyimpan data per penempatan tanpa satu identitas induk, penghitungan ini gampang salah.
Data apa saja yang wajib tetap menyatu meski karyawan berpindah client?
Data induk karyawan, riwayat kontrak kerja, catatan penilaian kinerja, saldo cuti, riwayat pinjaman, dan sertifikasi pelatihan. Semua itu melekat pada orangnya, bukan pada penempatan tempat dia bekerja hari ini.
Bagaimana cara mengecek apakah vendor HRIS benar-benar menyimpan riwayat lintas client, bukan cuma mengklaimnya?
Minta demo dengan skenario konkret: satu tenaga kerja dipindah dari client A ke client B, lalu tanyakan apakah slip gaji lama, riwayat cuti, dan catatan SP-nya masih bisa dibuka dari profil orang itu. Kalau vendor harus membuka data lewat client lama secara terpisah, berarti sistemnya menyimpan data per penempatan, bukan per orang.