Kebijakan Privasi

1. Siapa kami dan peran kami atas data Anda

PT Javaman Digieco International membangun dan mengoperasikan Alidaya, sebuah sistem HR yang dipakai perusahaan penyedia tenaga kerja untuk mengelola karyawannya.

Peran kami atas data Anda berbeda tergantung siapa Anda. Perbedaan ini penting karena menentukan ke mana Anda mengajukan permintaan.

• Jika Anda karyawan yang datanya ada di dalam sistem: perusahaan tempat Anda bekerja adalah Pengendali Data Pribadi. Merekalah yang menentukan data apa yang dikumpulkan dan untuk apa. PT Javaman Digieco International adalah Prosesor Data Pribadi — kami menyimpan dan mengolah data itu atas perintah mereka, bukan atas kehendak kami sendiri. Permintaan atas data Anda diajukan lebih dulu ke HR perusahaan Anda.
• Jika Anda pelamar kerja yang mendaftar lewat portal karier di situs ini: PT Javaman Digieco International adalah Pengendali Data Pribadi atas data lamaran Anda, dan meneruskannya ke perusahaan yang membuka lowongan tersebut.

Kebijakan ini diterbitkan atas nama PT Javaman Digieco International dan mengikuti Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

2. Data pribadi yang kami kumpulkan

Daftar ini menyebutkan apa yang benar-benar tersimpan di sistem, bukan daftar umum.

NIK, nomor Kartu Keluarga, dan data biometrik termasuk data pribadi yang bersifat spesifik menurut UU PDP, dan mendapat perlakuan yang lebih ketat sebagaimana dijelaskan di bagian 5 dan 9.

3. Untuk apa data itu dipakai

• Mencatat kehadiran, keterlambatan, lembur, dan cuti.
• Menghitung gaji, tunjangan, potongan, pajak, dan iuran BPJS, serta menerbitkan slip gaji.
• Membuat dan memperpanjang kontrak kerja.
• Menagih biaya jasa kepada perusahaan pengguna tenaga kerja.
• Memverifikasi bahwa yang melakukan absensi benar orang yang bersangkutan, dan berada di lokasi penempatannya.
• Menjalankan proses rekrutmen: menerima lamaran, menjadwalkan wawancara, mengabari hasilnya.
• Mengirim notifikasi jadwal, pengumuman, dan pengingat tugas.
• Menangani insiden, pelanggaran disiplin, dan perkara hukum ketenagakerjaan.
• Memenuhi kewajiban pelaporan kepada instansi pemerintah dan penyelenggara jaminan sosial.
• Menjaga keamanan sistem dan menyelidiki penyalahgunaan akses.

4. Dasar hukum pemrosesan

• Pelaksanaan perjanjian kerja — sebagian besar pemrosesan data karyawan bersandar pada ini: tanpa data tersebut gaji tidak bisa dibayar dan kontrak tidak bisa dijalankan.
• Kewajiban hukum — pelaporan pajak, BPJS, dan ketenagakerjaan.
• Persetujuan Anda — untuk data wajah, lokasi, kamera, dan mikrofon. Persetujuan ini dapat ditarik kembali kapan saja; lihat bagian 11.
• Kepentingan sah — keamanan sistem dan pencegahan kecurangan absensi.

5. Data wajah (biometrik)

Sistem menyimpan foto wajah Anda dan sebuah template matematis yang diturunkan darinya. Template itu dipakai untuk satu hal saja: memastikan orang yang melakukan absensi adalah Anda, bukan orang lain yang memakai perangkat Anda.

• Pencocokan dilakukan pada layanan pengenalan wajah yang kami operasikan untuk keperluan ini, bukan dikirim ke mesin pencari, media sosial, atau pengiklan mana pun.
• Template wajah tidak dipakai untuk mengenali Anda di luar aplikasi, tidak dicocokkan dengan basis data pihak lain, dan tidak dipakai untuk menilai emosi, usia, atau karakter.
• Anda dapat menolak pendaftaran wajah. Konsekuensinya absensi Anda diverifikasi dengan cara lain yang disediakan HR — penolakan tidak menghalangi Anda bekerja.
• Foto dan template wajah dihapus ketika Anda mencabut persetujuan, atau saat data kepegawaian Anda dihapus sesuai bagian 10.

6. Lokasi, termasuk lokasi di latar belakang

Aplikasi meminta izin lokasi, termasuk izin lokasi di latar belakang. Berikut penjelasan jujurnya.

• Kapan lokasi diambil: saat Anda menekan absen masuk, absen keluar, atau menyelesaikan titik patroli. Yang disimpan adalah koordinat pada saat itu, bukan jejak perjalanan Anda sepanjang hari.
• Mengapa perlu izin latar belakang: patroli dan pengingat berbasis lokasi pada titik penempatan harus tetap berfungsi ketika layar mati atau aplikasi tidak sedang dibuka. Tanpa izin itu, fitur tersebut berhenti bekerja.
• Di luar jam kerja: lokasi Anda tidak diambil di luar jam kerja dan hari kerja yang tercatat pada jadwal Anda.
• Menolak atau mencabut: izin lokasi dapat Anda cabut kapan saja lewat pengaturan perangkat. Fitur absensi berbasis lokasi akan berhenti dan absensi perlu diverifikasi manual oleh HR.

7. Kamera, galeri, mikrofon, dan rekaman rapat

• Kamera dipakai untuk swafoto absensi, foto patroli, dan foto bukti laporan tugas harian. Kamera hanya aktif saat Anda membuka layar tersebut.
• Galeri dapat dipilih sebagai sumber foto laporan tugas harian. Sistem mencatat bahwa foto itu berasal dari galeri, bukan jepretan langsung, supaya pengawas yang memverifikasi dapat membedakannya. Kami hanya membaca gambar yang Anda pilih sendiri, bukan seluruh isi galeri.
• Mikrofon dipakai hanya pada rapat daring, dan hanya selama rapat berlangsung.
• Rekaman rapat disimpan bila penyelenggara rapat mengaktifkannya. Peserta melihat penanda bahwa rapat sedang direkam sebelum rekaman dimulai.
• Foto dan rekaman tidak diambil diam-diam. Tidak ada pengambilan gambar atau suara di luar tindakan yang Anda mulai sendiri, kecuali rekaman rapat yang ditandai di atas.

8. Kepada siapa data dibagikan

• Perusahaan tempat Anda bekerja dan perusahaan pengguna tenaga kerja — sebatas yang diperlukan untuk penempatan, absensi, dan penagihan.
• Bank — nama dan nomor rekening, untuk pembayaran gaji.
• Instansi pemerintah dan BPJS — sebatas kewajiban pelaporan.
• Penyedia layanan teknis yang kami gunakan — layanan pengenalan wajah, layanan notifikasi Firebase Cloud Messaging dari Google, penyimpanan berkas, dan penyedia server. Mereka terikat untuk memakai data hanya sesuai instruksi kami.
• Penegak hukum — hanya atas permintaan yang sah menurut hukum.

Layanan notifikasi Google dapat memproses token perangkat di luar wilayah Indonesia; token tersebut tidak memuat data pribadi Anda selain penanda perangkat.

9. Cara kami mengamankan data

• Enkripsi saat disimpan untuk data paling sensitif: NIK, nomor telepon, alamat, nomor rekening bank, NPWP, dan nomor BPJS. Nilai-nilai ini tersimpan dalam bentuk terenkripsi, bukan teks biasa.
• Enkripsi saat dikirim (HTTPS) pada seluruh lalu lintas aplikasi dan situs.
• Akses berbasis peran: HR, keuangan, dan atasan hanya melihat data yang relevan dengan tugasnya. Data gaji karyawan internal dibatasi tersendiri.
• Jejak audit atas perubahan data penting, sehingga setiap perubahan dapat ditelusuri siapa dan kapan.
• Kata sandi disimpan dalam bentuk hash, tidak pernah dalam bentuk aslinya.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya kebal. Bila terjadi kebocoran data pribadi, kami memberi tahu Anda dan pihak berwenang paling lambat 3×24 jam sejak diketahui, sebagaimana diwajibkan UU PDP.

10. Berapa lama data disimpan

• Data kepegawaian disimpan selama Anda bekerja, ditambah masa simpan setelah berakhirnya hubungan kerja sesuai kewajiban hukum ketenagakerjaan dan perpajakan.
• Data penggajian dan dokumen pajak mengikuti masa simpan yang diwajibkan peraturan perpajakan.
• Data biometrik dan foto absensi dihapus lebih cepat: saat persetujuan dicabut, atau saat hubungan kerja berakhir dan tidak lagi diperlukan untuk sengketa yang sedang berjalan.
• Data pelamar yang tidak diterima disimpan paling lama 12 bulan agar dapat ditawari lowongan lain, kecuali Anda meminta penghapusan lebih awal.

11. Hak Anda atas data pribadi Anda

Menurut UU PDP, Anda berhak untuk:

• Mengetahui data apa saja tentang Anda yang diproses dan untuk apa.
• Memperoleh salinan data Anda.
• Memperbaiki data yang keliru atau tidak lengkap.
• Meminta penghapusan data, sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban hukum yang masih berlaku.
• Menarik persetujuan yang pernah Anda berikan — khususnya untuk wajah, lokasi, kamera, dan mikrofon.
• Menolak pengambilan keputusan yang sepenuhnya otomatis yang berdampak hukum bagi Anda.
• Mengajukan keberatan dan menuntut ganti rugi atas pelanggaran pelindungan data pribadi.

12. Menghapus akun dan data

Untuk meminta penghapusan akun Alidaya beserta data yang menyertainya, kirim email ke managerit@javaman-digieco.id dari alamat email yang terdaftar, sebutkan nama lengkap dan perusahaan tempat Anda bekerja.

• Yang dihapus: akun dan kredensial, foto dan template wajah, foto absensi, riwayat titik lokasi, isi percakapan, dan token perangkat.
• Yang tetap disimpan: catatan penggajian, kontrak kerja, dan dokumen pajak, selama masa simpan yang diwajibkan peraturan. Kami tidak dapat menghapusnya lebih awal karena itu kewajiban hukum perusahaan tempat Anda bekerja, bukan pilihan kami.
• Berapa lama: permintaan diproses paling lambat 30 hari kalender.

13. Anak di bawah umur

Alidaya ditujukan untuk pekerja dan pelamar kerja berusia 18 tahun ke atas. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data anak di bawah umur. Jika data semacam itu masuk ke sistem tanpa dasar yang sah, beri tahu kami dan akan kami hapus.

14. Perubahan kebijakan ini

Kebijakan ini dapat berubah mengikuti perubahan sistem atau peraturan. Tanggal pembaruan selalu tercantum di bagian atas halaman. Untuk perubahan yang berdampak besar bagi Anda — misalnya jenis data baru atau tujuan pemakaian baru — kami memberi tahu lewat aplikasi sebelum perubahan berlaku.

15. Menghubungi kami

Bila jawaban kami belum memuaskan, Anda berhak mengadu kepada lembaga yang berwenang di bidang pelindungan data pribadi di Indonesia.