PKWT, BPJS, dan THR: Kewajiban Administratif Perusahaan Outsourcing

Tiga kewajiban administratif menimbulkan sebagian besar sengketa di perusahaan outsourcing: masa berlaku PKWT beserta uang kompensasinya, kepesertaan dan iuran BPJS, serta THR proporsional. Ketiganya jarang gagal karena perhitungannya keliru — lebih sering karena riwayatnya tidak tercatat utuh saat harus dibuktikan.

PKWT: yang dihitung adalah riwayatnya, bukan kontrak terakhir

PKWT berdasarkan jangka waktu berlaku paling lama lima tahun termasuk perpanjangan. Yang sering luput adalah kata "termasuk": batas itu bersifat kumulatif atas seluruh rangkaian kontrak orang yang sama, bukan per lembar kontrak.

Konsekuensinya untuk perusahaan outsourcing cukup besar. Tenaga kerja yang berpindah antar client tetap satu orang yang sama di mata hukum ketenagakerjaan. Kalau sistem pencatatan Anda memperlakukan setiap penempatan baru sebagai pendaftaran orang baru, akumulasi masa kontraknya menjadi tidak terlihat — dan Anda kehilangan kemampuan mengetahui kapan seseorang mendekati batas.

Yang perlu tercatat per kontrak

• Tanggal mulai dan tanggal berakhir;
• Kontrak keberapa dalam rangkaian, beserta rujukan ke kontrak sebelumnya;
• Client tempat penempatan berlaku;
• Akumulasi masa kerja sampai kontrak tersebut;
• Berkas kontrak yang ditandatangani, tersimpan bersama datanya.

Peringatan sebelum berakhir

Kontrak yang lewat tanggal tanpa disadari menempatkan Anda dalam posisi yang sulit dijelaskan: tenaga kerja tetap bekerja, tetapi dasar hubungan kerjanya tidak jelas. Peringatan otomatis 30 hari sebelum berakhir bukan kemewahan; itu pencegahan paling murah yang tersedia.

Uang kompensasi PKWT

PP 35/2021 mewajibkan pemberi kerja membayar uang kompensasi ketika PKWT berakhir, bagi pekerja dengan masa kerja sekurang-kurangnya satu bulan berturut-turut. Nilainya proporsional terhadap masa kerja.

Kewajiban ini terpisah dari THR dan tidak saling menggantikan. Di bisnis outsourcing dengan perputaran tenaga kerja yang tinggi, jumlah kejadian yang memicu uang kompensasi jauh lebih banyak dibanding perusahaan biasa — sehingga perhitungan yang dikerjakan manual satu per satu menjadi sumber kesalahan yang berulang.

BPJS: kewajiban ada pada perusahaan outsourcing

Hubungan kerja terjadi antara tenaga kerja dan perusahaan outsourcing, bukan dengan client. Karena itu kewajiban mendaftarkan kepesertaan dan menyetorkan iuran ada pada Anda sebagai pemberi kerja, terlepas dari bagaimana biayanya dibagi dengan client dalam kontrak kerja sama.

Program BPJS Ketenagakerjaan mencakup Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Kematian, Jaminan Hari Tua, dan Jaminan Pensiun, dengan porsi iuran yang terbagi antara pemberi kerja dan pekerja sesuai ketentuan masing-masing program. BPJS Kesehatan berjalan terpisah dengan skema iurannya sendiri.

Titik yang menuntut ketelitian pencatatan

• Tanggal mulai kepesertaan harus konsisten dengan tanggal mulai bekerja. Selisih beberapa hari menjadi persoalan besar bila kecelakaan kerja terjadi di rentang itu.
• Perubahan upah mengubah dasar perhitungan iuran, sehingga penyesuaiannya perlu mengikuti periode gaji.
• Perpindahan antar client tidak memutus kepesertaan selama pemberi kerjanya tetap sama — tetapi sistem yang memperlakukannya sebagai pendaftaran ulang bisa memicu pemutusan yang tidak perlu.
• Bukti setor perlu tersimpan bersama data periode gaji yang bersangkutan, bukan di arsip terpisah.

THR: proporsional adalah keadaan yang normal

THR keagamaan wajib diberikan kepada pekerja dengan masa kerja sekurang-kurangnya satu bulan berturut-turut, dan dibayarkan paling lambat tujuh hari sebelum hari raya keagamaan.

Pekerja dengan masa kerja 12 bulan atau lebih menerima sebesar satu bulan upah. Yang masa kerjanya belum genap 12 bulan menerima secara proporsional, yakni masa kerja dalam bulan dibagi 12, dikalikan satu bulan upah.

Di perusahaan biasa, THR proporsional adalah pengecualian. Di perusahaan outsourcing, ia justru keadaan yang umum — sebagian besar tenaga kerja bergabung di tengah tahun. Menghitung ratusan THR proporsional secara manual menjelang hari raya, dalam tenggat tujuh hari yang tidak bisa ditawar, adalah salah satu beban administratif terberat dalam setahun.

Yang membuatnya rumit di bisnis alih daya

• Masa kerja dihitung terhadap perusahaan Anda, bukan terhadap masing-masing client, sehingga perpindahan client tidak mengulang hitungan dari nol;
• Upah yang menjadi dasar perhitungan bisa berubah selama masa kerja bila tenaga kerja pindah ke penempatan dengan tarif berbeda;
• Hari raya keagamaan yang dianut tenaga kerja tidak seragam, sehingga tenggat pembayarannya tidak jatuh pada tanggal yang sama untuk semua orang;
• Pembagian beban biaya THR dengan client perlu jelas di kontrak kerja sama sejak awal, bukan dibicarakan saat tagihan sudah dikirim.

Yang sebenarnya diuji saat pemeriksaan

Pengalaman umum di lapangan menunjukkan bahwa persoalan jarang muncul dari perhitungan yang salah. Yang muncul adalah ketidakmampuan menunjukkan bukti.

Pertanyaan yang harus bisa dijawab dalam hitungan menit, bukan hari:

• Perlihatkan seluruh riwayat kontrak orang ini sejak pertama bergabung.
• Perlihatkan bukti setor iuran untuk orang ini pada periode tertentu.
• Perlihatkan perhitungan THR orang ini tahun lalu beserta dasar upah yang dipakai.
• Perlihatkan slip gaji yang diterimanya pada bulan tertentu.

Perusahaan yang menyimpan data ini tersebar di beberapa spreadsheet dan folder berkas biasanya bisa menjawabnya — hanya saja perlu waktu berhari-hari, dan sebagian jawabannya berupa rekonstruksi, bukan catatan asli. Dalam perselisihan hubungan industrial, perbedaan antara catatan asli dan rekonstruksi cukup menentukan.

Ringkasan

Modul yang menghitung BPJS, THR, dan kompensasi akhir PKWT ada di daftar isi Alidaya. Sistem menghitung sesuai aturan yang dimasukkan ke dalamnya, keputusan aturan mana yang berlaku tetap di tim HR.