Alidaya adalah HRIS bikinan Digieco untuk perusahaan outsourcing dan penyedia tenaga kerja, isinya seratus modul yang mengurus data karyawan, penempatan di banyak client, absensi lapangan, penggajian sampai tagihan, dan laporan, dengan asumsi dasar yang beda dari HRIS kantoran biasa: satu orang bisa ditempatkan di lebih dari satu client sekaligus.
Asumsi yang beda dari HRIS kantoran
HRIS umum menganggap satu karyawan punya satu pemberi kerja: gaji dihitung dari satu sumber, riwayat kerja menempel ke satu perusahaan, laporan juga milik satu entitas. Perusahaan outsourcing tidak bisa pakai asumsi itu.
Satu tenaga kerja bisa ditempatkan di client A bulan ini, client B bulan depan, dengan tarif dan shift yang beda, tapi tetap tercatat sebagai orang yang sama. Tagihan jalan ke client, bukan ke tenaga kerja. Management fee dihitung terpisah dari gaji. Riwayat kerja, surat peringatan, sampai kontrak harus ikut orangnya lintas penempatan, bukan hilang setiap kali pindah client.
| HRIS umum | Penyedia tenaga kerja | |
|---|---|---|
| Pemberi kerja per karyawan | Satu, tetap | Bisa lebih dari satu client sepanjang masa kerja |
| Penggajian dan tagihan | Gaji dan pelaporan internal, tanpa tagihan keluar | Gaji dihitung terpisah dari tagihan ke client |
| Management fee | Tidak relevan | Dihitung per client atau per tenaga kerja, di luar komponen gaji |
| Riwayat karyawan | Menempel di satu perusahaan | Mengikuti orangnya lintas penempatan di berbagai client |
Modul yang mengurus data dan penempatan tenaga kerja
Kelompok modul Data & Siklus Tenaga Kerja menyimpan data induk tiap orang: Daftar & Detail Karyawan, Tambah Karyawan (satu per satu, massal, atau impor Excel), Struktur Organisasi, Mutasi & Transfer untuk pengajuan pindah antar client, Kontrak Kerja, Onboarding, sampai Exit / Offboarding. Ada juga Profil Mandiri, jadi tenaga kerja bisa memperbarui datanya sendiri dari HP.
Begitu orang ditempatkan ke client, itu masuk kelompok Client & Penempatan: Daftar Client, Penempatan Tenaga Kerja mencatat siapa ditempatkan di mana sejak kapan, Kontrak Client, Invoice & Tagihan Client, dan Management Fee, karena tagihan memang milik client, bukan milik tenaga kerja.
Absensi lapangan dan penggajian yang ikut tagihan client
Kelompok Absensi & Kehadiran punya Absensi Wajah + Lokasi, Absensi Offline untuk lokasi tanpa sinyal, Absensi QR, dan Absensi Proxy untuk kondisi darurat di lapangan. Lokasi Absensi per Client diatur dari peta, jadi radius absen beda-beda sesuai lokasi kerja tiap client. Detail soal absensi lapangan tanpa sinyal ada di artikel ini.
Kelompok Penggajian, Pajak & Slip Gaji menghitung Penggajian (Payroll Run) per periode, BPJS, PPh 21, THR, sampai Kompensasi Akhir PKWT. Sistem ini menghitung sesuai aturan yang dimasukkan, bukan menjamin kepatuhan otomatis, jadi tetap perlu ada orang yang mengecek aturan mana yang berlaku untuk tiap kontrak. Soal PKWT, BPJS, dan THR ada bahasannya di artikel ini, dan soal aturan alih daya yang sedang berubah ada di artikel ini.
Laporan, harga sewa, dan cara aksesnya
Kelompok Laporan, Analitik & Sistem punya Dashboard Eksekutif, Laporan Keuangan, Laporan Kinerja, dan Pusat Laporan yang bisa diekspor ke Excel. Ada juga Hak Akses Granular, jadi siapa melihat data apa bisa diatur sampai level menu.
Sewanya bulanan per karyawan, tanpa biaya lisensi di muka: Rp20.000 per karyawan per bulan untuk di bawah 500 karyawan, Rp15.000 untuk 500 sampai 1.000 karyawan, dan Rp10.000 untuk di atas 1.000 karyawan. Sistemnya jalan di browser maupun aplikasi HP, Android dan iOS. Saat ini ada 27 perusahaan yang memakainya. Detail modul lengkapnya ada di halaman produk Alidaya.
Pertanyaan yang sebaiknya ditanyakan ke vendor mana pun
Perusahaan yang hanya mempekerjakan karyawannya sendiri, tanpa penempatan ke client lain, tidak butuh aplikasi model begini, HRIS biasa sudah cukup. Kalau memang ada penempatan lintas client, ini yang layak ditanyakan ke vendor mana pun, termasuk ke kami:
- Bagaimana sistem mencatat satu tenaga kerja yang ditempatkan di lebih dari satu client sekaligus?
- Apakah management fee dihitung terpisah dari komponen gaji, dan bisa beda per client atau per orang?
- Apakah riwayat kerja, surat peringatan, dan kontrak ikut orangnya kalau dia pindah penempatan?
- Bagaimana absensi tercatat kalau lokasi client tidak ada sinyal?
- Apa saja yang dihitung otomatis oleh sistem, dan apa yang tetap harus dicek manual oleh tim kepatuhan?
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah Alidaya otomatis membuat perusahaan patuh ke aturan ketenagakerjaan?
Tidak. Sistem menghitung BPJS, PPh 21, dan THR sesuai aturan yang dimasukkan ke dalamnya, tapi keputusan aturan mana yang berlaku untuk tiap kontrak tetap ada di tim legal atau HR perusahaan.
Perusahaan yang tidak menyalurkan tenaga kerja ke client lain, masih perlu Alidaya?
Biasanya tidak. Alidaya dibangun untuk kasus satu tenaga kerja ditempatkan di banyak client dengan tagihan dan management fee terpisah, kalau semua karyawan cuma kerja untuk satu pemberi kerja, HRIS umum sudah cukup.
Bagaimana cara hitung biaya sewa Alidaya per bulan?
Sewanya per karyawan per bulan, tanpa biaya lisensi di muka, dengan tarif Rp20.000 untuk di bawah 500 karyawan, Rp15.000 untuk 500 sampai 1.000 karyawan, dan Rp10.000 untuk di atas 1.000 karyawan.
Apakah tenaga kerja bisa akses Alidaya lewat HP?
Bisa. Selain lewat browser, Alidaya punya aplikasi HP untuk Android dan iOS, dipakai antara lain untuk absensi, slip gaji digital, dan pengajuan cuti atau lembur.