Di perusahaan outsourcing, satu periode penggajian menghasilkan dua dokumen keuangan yang harus selalu cocok: pembayaran ke tenaga kerja dan tagihan ke client beserta management fee. Selisih di antara keduanya adalah margin Anda — dan selisih itu bocor setiap kali kedua dokumen dihitung terpisah lalu dicocokkan secara manual.
Perusahaan yang mempekerjakan karyawannya sendiri hanya punya satu arah aliran: uang keluar sebagai gaji. Perusahaan outsourcing punya dua arah, dan keduanya berasal dari data yang sama persis — absensi, lembur, dan penempatan pada periode itu.
Dua dokumen dari satu sumber data
Perhatikan bahwa keduanya bertumpu pada angka yang identik, tetapi isinya tidak sama:
| Komponen | Gaji tenaga kerja | Tagihan client |
|---|---|---|
| Upah pokok | Ya | Ya |
| Tunjangan tetap | Ya | Ya |
| Lembur | Ya | Ya, sesuai kesepakatan |
| Iuran porsi pemberi kerja | Tidak (bukan potongan) | Ya |
| Iuran porsi tenaga kerja | Ya, sebagai potongan | Tidak |
| Potongan pinjaman karyawan | Ya | Tidak pernah |
| Management fee | Tidak | Ya |
Karena isinya berbeda, banyak perusahaan menyimpulkan bahwa keduanya memang harus dikerjakan terpisah. Kesimpulan itu yang menimbulkan masalah. Yang berbeda hanya komponen yang ditampilkan; angka dasarnya satu.
Di mana selisih biasanya muncul
Selisih hampir tidak pernah berasal dari kesalahan hitung. Ia berasal dari perubahan yang masuk setelah salah satu dokumen dianggap selesai.
Lembur yang dibayar tetapi tidak tertagih
Koordinator lapangan melaporkan lembur akhir bulan setelah tagihan client dikirim. Lembur itu tetap dibayarkan karena tenaga kerja memang bekerja, tetapi tidak pernah masuk tagihan. Nilainya kecil per kejadian, dan justru karena kecil ia tidak pernah ditelusuri.
Tenaga kerja yang berhenti di tengah periode
Orang berhenti tanggal 12, gajinya dihitung proporsional, tetapi tagihan client sudah terlanjur disusun untuk satu bulan penuh. Kelebihan tagih ini merugikan client dan biasanya berakhir sebagai potongan pada tagihan berikutnya — setelah pertukaran surat yang memakan waktu.
Pemindahan antar client di tengah bulan
Satu orang bekerja 10 hari di Client A dan 12 hari di Client B. Gajinya utuh satu bulan, tetapi tagihannya harus terbelah ke dua client secara proporsional. Dikerjakan manual, pembelahan ini adalah salah satu sumber kesalahan yang paling sering terjadi.
Koreksi absensi yang datang belakangan
Tenaga kerja mengajukan koreksi karena mesin absensi bermasalah. Koreksi disetujui, gaji diperbaiki. Tagihan client tidak ikut diperbaiki karena berada di berkas lain yang sudah ditutup.
Pola yang sama muncul di keempat kasus: data berubah setelah salah satu dokumen dikunci. Selama kedua dokumen berdiri sendiri, setiap perubahan menuntut dua kali pekerjaan, dan yang kedua adalah yang paling sering terlupa.
Cara menghitung management fee
Ada dua model yang lazim dipakai, dan keduanya sah selama tertulis jelas di kontrak kerja sama.
Persentase dari biaya tenaga kerja
Management fee dihitung sebagai persentase dari total biaya tenaga kerja pada periode itu. Model ini menyesuaikan diri secara otomatis ketika ada lembur atau kenaikan upah, sehingga margin tetap proporsional. Yang perlu disepakati sejak awal: apakah persentase dihitung dari upah saja, atau dari upah ditambah iuran porsi pemberi kerja. Perbedaan basis ini berpengaruh besar pada nilai akhirnya.
Nominal tetap per orang
Management fee berupa angka tetap per tenaga kerja per bulan. Lebih mudah dipahami client dan lebih mudah dianggarkan, tetapi tidak ikut naik saat biaya tenaga kerja naik. Pada penempatan dengan lembur tinggi, model ini menggerus margin secara perlahan.
Apa pun modelnya, satu hal harus konsisten: management fee dihitung dari angka yang sama dengan yang dipakai menghitung gaji. Jika basisnya diambil dari rekap terpisah, Anda kembali ke masalah semula.
Slip gaji digital sebagai penutup lingkaran
Slip gaji sering diperlakukan sebagai pekerjaan administratif terakhir yang bisa ditunda. Padahal ia adalah dokumen ketiga yang berasal dari perhitungan yang sama, dan ia yang paling sering memicu pertanyaan.
Untuk tenaga kerja lapangan, slip cetak berarti seseorang harus mengantarkannya ke lokasi kerja. Slip digital yang bisa dibuka di ponsel menghilangkan pekerjaan itu sekaligus mengurangi pertanyaan susulan, karena tenaga kerja bisa memeriksa sendiri rincian lembur dan potongannya tanpa menelepon kantor.
Pembayaran ke rekening tenaga kerja
Langkah terakhir sering menjadi yang paling melelahkan: memindahkan hasil perhitungan ke pembayaran yang sebenarnya. Menginput ratusan transfer satu per satu di aplikasi bank bukan hanya lambat, tetapi juga membuka peluang salah ketik nomor rekening.
Sebagian besar bank menerima berkas transfer massal dengan format tertentu. Sistem penggajian yang baik menghasilkan berkas itu langsung dari hasil perhitungan, sehingga tidak ada penyalinan angka di antaranya. Perlu dipastikan format yang dihasilkan cocok dengan bank yang Anda pakai, karena setiap bank punya ketentuan sendiri.
Yang berubah ketika ketiganya berasal dari satu perhitungan
- Pencocokan hilang, bukan dipercepat. Tidak ada yang perlu dicocokkan kalau angkanya memang satu.
- Koreksi cukup sekali. Absensi diperbaiki, dan gaji, tagihan, serta slip ikut menyesuaikan.
- Pembelahan antar client jadi otomatis. Sistem tahu siapa berada di client mana pada tanggal berapa.
- Margin per client terlihat. Anda bisa melihat client mana yang sebenarnya menguntungkan, bukan hanya yang paling besar.
Poin terakhir itu yang paling sering mengejutkan. Client dengan jumlah tenaga kerja terbanyak tidak selalu client yang paling menguntungkan, terutama bila lemburnya tinggi tetapi tidak seluruhnya tertagih. Selama gaji dan tagihan dihitung terpisah, perbandingan itu praktis mustahil dilakukan dengan cepat.
Cara gaji, tagihan client, dan management fee dipisah di dalam satu sistem dijelaskan di isi Alidaya per kelompok modul.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa itu management fee dalam outsourcing?
Management fee adalah imbalan jasa yang ditagihkan perusahaan outsourcing kepada client di atas biaya tenaga kerja. Besarnya bisa berupa persentase dari total biaya tenaga kerja atau nominal tetap per orang per bulan, tergantung kesepakatan dalam kontrak kerja sama.
Kenapa tagihan ke client sering berbeda dengan gaji yang dibayarkan?
Karena keduanya biasanya dihitung di berkas yang terpisah pada waktu yang berbeda. Perubahan yang terjadi setelah salah satu berkas selesai — lembur susulan, tenaga kerja yang berhenti di tengah bulan, koreksi absensi — hanya masuk ke satu sisi. Selisih itu baru ketahuan saat client mempertanyakannya.
Apakah komponen gaji dan komponen tagihan selalu sama?
Tidak. Gaji tenaga kerja berisi upah, tunjangan, lembur, dan potongan. Tagihan client berisi biaya tenaga kerja yang disepakati ditambah porsi iuran yang ditanggung pemberi kerja dan management fee. Beberapa komponen seperti potongan pinjaman karyawan hanya ada di sisi gaji dan tidak pernah ditagihkan ke client.
Kapan slip gaji digital wajib diberikan?
Slip gaji adalah bukti pembayaran upah yang menjadi hak tenaga kerja. Bentuk digital sah selama isinya lengkap dan dapat diakses tenaga kerja. Untuk tenaga kerja lapangan, slip digital yang bisa dibuka di ponsel jauh lebih praktis daripada cetakan yang harus diantar ke lokasi kerja.